Выставка, конференция, презентация, форум или корпоратив могут продолжаться всего несколько часов или несколько дней. Покупать профессиональное кофейное оборудование ради такого события обычно нецелесообразно.
Поэтому для временных проектов используется аренда кофемашин на мероприятие. Машину привозят на площадку на необходимый срок, после завершения события оборудование забирают.
Однако для успешной организации кофейной зоны необходимо заранее рассчитать нагрузку, количество зерна и расходных материалов.
Сколько чашек потребуется
Начинать расчет стоит с количества гостей и продолжительности мероприятия.
Но правило «один человек — одна чашка» работает далеко не всегда.
На конференции часть посетителей вообще не пьет кофе, а другие подходят к машине несколько раз.
Кроме того, потребление увеличивается во время перерывов.
Поэтому гораздо важнее оценить не только общее количество чашек, но и пиковую нагрузку.
Почему скорость приготовления имеет значение
Представим конференцию на 300 человек.
В течение выступлений машиной почти никто не пользуется. Затем начинается двадцатиминутный кофе-брейк, и десятки гостей одновременно хотят получить напиток.
Именно в этот момент становится понятна реальная производительность оборудования.
Поэтому кофемашина в аренду на мероприятие должна подбираться с учетом количества напитков за короткий промежуток времени.
Автомат или рожковая машина
Если организатор планирует привлечь профессионального бариста, можно рассматривать рожковое оборудование.
Если напитки готовят гости самостоятельно, автоматическая машина обычно удобнее.
Для выставочного стенда автомат также позволяет не выделять отдельного сотрудника исключительно для приготовления кофе.
MskCofe предоставляет профессиональные кофемашины для временных мероприятий, поэтому модель можно подбирать исходя из предполагаемого количества чашек и формата обслуживания.
Сколько зерна потребуется
Расход зависит от настроек оборудования.
Для ориентировочного расчета можно использовать приблизительно 8–10 граммов зерна на одну кофейную порцию, но фактическая дозировка конкретной машины может отличаться.
Таким образом, для 100 приготовлений может потребоваться ориентировочно около 0,8–1 кг кофе.
Лучше предусмотреть небольшой резерв.
Не забудьте про расходники
Помимо зерна понадобятся стаканы, крышки, сахар, размешиватели, салфетки и, если предусмотрено меню, молоко или сиропы.
Расходные материалы желательно рассчитывать одновременно с количеством чашек.
Иначе можно получить ситуацию, когда кофе и машина есть, а стаканы закончились в середине мероприятия.
Почему важна доставка
Краткосрочная аренда отличается от обычной офисной установки.
Оборудование необходимо доставить к определенному времени, установить, проверить и затем забрать.
Поэтому логистику желательно согласовывать заранее.
При поиске аренды кофемашин в Москве на мероприятие необходимо сообщить точный адрес, даты и особенности доступа на площадку.
Кофе тоже имеет значение
На мероприятии напиток пробует большое количество разных людей, поэтому лучше выбирать понятный и сбалансированный вкус.
MskCofe занимается собственной обжаркой кофе, благодаря чему вместе с оборудованием можно подобрать зерно и рассчитать необходимое количество продукта.
Это позволяет организатору не искать отдельно машину и отдельно поставщика кофе.
Когда оформлять аренду
Чем крупнее мероприятие, тем раньше стоит решить вопрос с оборудованием.
Особенно это касается выставочных периодов, когда профессиональные машины одновременно требуются нескольким компаниям.
MskCofe можно рассматривать как вариант комплексного обеспечения кофейной зоны, когда необходимы оборудование, зерно и сопутствующие позиции.
Главное — заранее предоставить поставщику информацию о количестве гостей, продолжительности мероприятия и предполагаемом числе напитков.